Tänään, arvoisa lukija, aiheenamme ovat wikit.
Wikien perusidea on olla www-sivustoja, joita käyttäjät voivat helposti muokata. Nykyisin wikit ovat monipuolisia yhteistyöalustoja ja kollektiivisia tietopankkeja, joihin voidaan liittää muita sosiaalisen median palveluita. Wikejä voidaan käyttää yrityksen sisällä, yhteistyöhankkeissa muiden organisaatioiden kanssa ja asiakasrajapinnassa – vaikkapa crowdsourcing-työskentelyn alustana.
Purot.net on uuden sukupolven sosiaalinen wikipalvelu, jonka lähtökohtana on yhteistyön tukeminen. Oleellista on tuntea yhteistyön syntymisen vaiheet, jotta sitä voidaan loogisesti tukea. Lyhyesti kuvattuna yhteisöllinen työskentely syntyy seuraavien vaiheiden kautta:
1. Ryhmä kokoontuu johonkin yhteiseen tilaan – fyysisesti tai virtuaalisesti
2. Ryhmä jäsenet kertovat omat tavoitteensa ja pyrkivät keskustelun avulla löytämään yhteisen tavoitteen, johon kaikki voivat sitoutua. Tavoite voidaan pukea esimerkiksi ratkaistavan ongelman muotoon.
3. Ryhmä aloittaa työskentelyn. Aluksi on sovittava keskustelun avulla yhteiset toimintatavat, aikataulu jne.
4. Tehokkaassa työskentelyvaiheessa on oleellista yhteisen tuotoksen työstäminen kohta kohdalta eteenpäin. Wikissä tuotos syntyy wikisivun sisältönä, mutta vähintään yhtä tärkeää on siihen liittyvä keskustelu, jossa ideoidaan, yhdistellään eri lähteistä kerättyjä tietoa, arvioidaan tuotosta, pohditaan ja luodaan yhteisiä teorioita, esitetään rakentavaa kritiikkiä, kysytään lisää ja niin edelleen.
Netissä ihmisten vuorovaikutus tapahtuu erilaisten keskustelutoimintojen kautta, ja keskustelu on tärkeää kaikissa yhteistyön vaiheissa. Jos wikissä ei käydä keskustelua, sitä voi verrata siihen, että tulet töihin, mutta et sano työkavereillesi sanaakaan koko päivän aikana.
Useimmille tutuin wiki on avoin tietosanakirja Wikipedia. Se käyttää vuonna 2002 julkaistua avoimen lähdekoodin MediaWiki-järjestelmää. Kun sosiaalisen median koulutustilaisuuksissa olen kysynyt, kuinka moni on huomannut Wikipediassa keskustelutoiminnon, on tyypillistä, että yksi viidestäkymmenestä on sen huomannut. Wikipedian keskustelu on esimerkki liian piilossa olevasta ja liian vaikeasta keskustelutoiminnosta. Valtaosassa Wikipedian artikkeleista ei ole käyty lainkaan keskustelua.
Sama “oire” näkyy useissa muissakin wikijärjestelmissä, joissa keskustelua ei joko ole tai se on toteutettu käyttäjien kannalta liian vaikeasti. Kyseessä on paha ongelma: jos keskustelua ei synny, ei voida puhua yhteisöllisestä työskentelystä tai ns. kollektiivisesta viisaudesta. Ilman keskustelua wikisivulle koottu sisältö on vain sattumanvarainen kokoelma tietoa.
Keskustelupalstan tulee olla käyttöliittymässä niin keskeisellä paikalla ja niin helppo, että keskustelua syntyy kuin itsestään. Purot.net-wikissä keskustelu on suoraan sisällön vieressä, sen oikealla puolella. Ja ratkaisu toimii: Purot.net-wikeissä todella syntyy keskustelua ja sitä kautta myös yhteisöllistä työskentelyä!
Wikeille on organisaatioissa lukuisia käyttökohteita. Eräässä suomalaisessa selvityksessä kysyttiin, miten yritykset käyttävät wikejä (keltainen) verrattuna siihen, miten niitä on suunniteltu käytettävän (violetti):
(Avaa kuva isommaksi klikkaamalla sitä)
Wikejä käytettiin tietämyskantana hiukan vähemmän kuin mitä oli suunniteltu, mutta se oli joka tapauksessa toinen tärkeimmistä käyttötavoista. Wikit soveltuvatkin erityisen hyvin kokemustiedon eli ns. hiljaisen tiedon tallentamiseen: kun wikeihin kirjataan yrityksen jalostamaa asiantuntijatietoa, saadaan samalla talteen niihin sitoutunut yrityksen tapa toimia, jotka yhdessä (=tieto ja toimintatapa, jolla se on syntynyt) muodostavat yrityksen ydinosaamisen.
Niin ikään wikejä käytettiin uusien ideoiden esilletuomiseen ja jakamiseen – jopa merkittävästi enemmän kuin mitä oli yrityksissä suunniteltu. Merkittävissä määrin wikejä käytettiin myös yhteisenä dokumentointityökaluna, dokumenttikantana, projektinhallintaan, uutisointikanavana sekä intranetina. Kuvaavaa on, että suurimmassa osassa kuvion kohdista wiki oli ylittänyt odotukset.
Wikien käytöstä on siis ollut lukuisia hyötyjä niitä käyttäville yrityksille. Kun on kysytty wikien käytössä ilmenneitä ongelmia, syyt liittyvät yleensä siihen, että wikejä ei ole sitouduttu käyttämään tai organisaation toimintakulttuuri ei ole sopinut wikien edustamaan ideologiaan, jossa painottuu tiedon jakaminen ja yhteistyö. Toisaalta juuri toimintakulttuurin on nähty kehittyvän wikien käytön myötä. Esimerkiksi erään suuren teknologia-alan “monikansallisen edelläkävijäyrityksen” (yrityksen nimeä ei raportissa mainita, mutta ehkä arvannemme sen) edustaja kertoo seuraavaa:
“Ehkä suurin wikien hyöty on kuitenkin ollut se, että ne ovat haastaneet vanhoja toimintatapoja. Tätä kautta Yritys Oy:ssä on voitu löytää uusia innovatiivisia tapoja tehdä yhtäältä samoja asioita aiempaa tehokkaammin ja joustavammin tai soveltaa näitä käytänteitä uusiin asioihin.”
Kun wikejä käyttäneiden yritysten työntekijöiltä kysyttiin, mitä he tekisivät toisin, jos ottaisivat wikin käyttöön nyt, vastauksissa korostui sitoutuminen wikin käyttöön ja toimintakulttuurin kehittäminen, jota voidaan edistää koulutuksilla ja motivoinnilla:
- Tarkoitus ja peruskäytännöt mietittäisiin valmiimmiksi
- Laajempi käyttöönotto alusta saakka
- Yhteisökoulutus ensimmäiseksi, jotta yhteinen ymmärrys, sitoutuminen ja päätös rakenteesta saadaan heti aikaan
- Sillä [wikillä] korvattaisiin suoraan intranet, eikä pidettäisi sitä rinnalla toiminnassa
- Aluksi lyhyt koulutus wikin käytöstä, koska joiltakin henkilöiltä puuttui uskallus tallentaa omia projektikokemuksiaan yhteisesti luettavaksi
- Enemmän motivointia/koulutusta käyttäjille
Kun etsitte apua näihin ja muihin sosiaalisen median tarpeisiinne, otattehan yhteyttä MEMEgroupin konsultteihin!
Kirjoittaja on Purot.net-wikipalvelun perustaja ja MEMEgroupin konsultti